Разработка и внедрение документированных процессов управления процессами и ресурсами

Компания «Hi-Tech Group», оказывает услуги по разработке и внедрению документированных процессов управления проектами, ресурсами и процессами.

Использование простых и проведенных технологий инжиниринга бизнес-процессов позволяет в считанные недели определить функционал подразделений, ключевые показатели эффективности (KPI), оптимально распределить полномочия и ответственность, изменить организационную структуру и функционал, перейти к системам премирования за результат.

Все проекты выполняются по стандартизованной методологии, что позволяет добиваться экономического эффекта от внедрений и минимизировать риски.

Реализованные заказные проекты

Далее приведены описания некоторых, наиболее интересных заказных проектов, реализованных нашей компанией за последние полтора года в области описания и реорганизации бизнес-процессов.

Анализ и оптимизация ключевых бизнес – процессов логистической компании

Заказчик: средняя по размерам логистическая компания, предоставляющая все виды логистических услуг.

Задача: В связи с интенсивным ростом Компании возникла необходимость идентифицировать, описать и проанализировать ключевые бизнес – процессы Компании с целью их последующей оптимизации.

Впоследствии планируется выбрать и внедрить корпоративную информационную систему для автоматизации и управления ключевыми бизнес – процессами.

Также заказчик определил основное требование: Бизнес – процессы не должны претерпеть значительных изменений, проект не должен привести к «перестройке» и глубокому изменению текущих процессов.

Решение:  задача была решена в три этапа:

На первом этапе были выделены ключевые бизнес – процессы и создана карта процессов верхнего уровня. В качестве ключевых были определены бизнес – процессы, реализация которых связана с обслуживанием клиентов Компании.

На втором этапе были описаны ключевые процессы и созданы детальные карты процессов, включая описание типов и форматов данных, используемых в процессе.

На третьем этапе была проверена целостность и полнота созданных описаний.

В ходе работ также были определены полномочия и зоны ответственности сотрудников, реализующих бизнес-процессы, определен документооборот и единая терминология (глоссарий) ключевых бизнес - процессов.

Результаты работ впоследствии были использованы при разработке системы KPI и системы мотивации (вознаграждения) сотрудников компании.

Разработка системы заказ – нарядов для крупной компании – застройщика.

Заказчик: Крупная региональная девелоперская компания.

Задача: Компания была создана путем объединения группы компаний.

Одновременно ведется большое количество проектов, что приводит к снижению управляемости.

Необходимо создать систему, которая позволяла бы документировать поручения внутренних заказчиков (первый уровень руководства и линейные руководители), контролировать распределение задач между подразделениями и их выполнение.

Не предполагалось использование какого – либо специализированного программного обеспечения.

Решение: была разработана и внедрена технология документирования и контроля распределения задач и поручений между подразделениями и должностным лицами Компании.

При необходимости выполнения определенных задач формировался специальный документ, «заказ-наряд». «Заказ-наряд» содержал информацию о содержании работ, сроках, заказчике и исполнителе забот, а также информацию об дополнительно информируемых лицах.

Все заказ – наряды консолидировались по направлениями и утверждались единым координатором (что позволило учитывать и оптимизировать нагрузку на сотрудников подразделений).

Утвержденные заказ – наряды ставились на контроль в секретариате, ответственный секретарь контролировал соблюдение сроков выполнения работ и закрывал заказ – наряд по его выполнении. В случае, если работы не могли быть выполнены в срок, проблема доносилась до Координатора, которые принимал решение о продлении заказ – наряда, изменении сроков выполнения работ и пр..

Внедренная технология позволила быстро и без значительных материальных вложений упорядочить работу с внутренними заказчиками, повысить степень контроля за выполнением задач, оптимизировать нагрузку на подразделения.

Впоследствии данные, полученных в ходе реализации системы, были учтены при разработке системы мотивации (стимулирования) сотрудников.

Система управления проектами

Внедрен проектный подход при выполнении заказов. Описан полный производственный цикл от заключения договора до окончания сервисного обслуживания, включая закупки, управление удаленным производством, поставку, установки и т.д., включая всю проектную, таможенную, финансовую и др. документацию.

Заказчик: производственная компания, производство, монтаж светящихся рекламных щитов.

Пример структуры регламента «Жизненный цикл проекта».

Пример структуры регламента «Организация работы проектных групп»

Стандарт по управлению проектной документацией для компании работающей с государственными заказчиками

Основная задача: адаптировать стандартный подход к управлению проектами к специфике требований госзаказчиков. Использованный подход: “waterfall”.

Выделены фазы проекта, описан весь регламентируемый проектный документооборот, распределены функции участников проектной группы со стороны компании.

Клиент: системный интегратор.

Регламент выполнения гарантийных и не гарантийных работ

Компания поставляет профессиональное и дорогостоящее оборудование и ПО управления им. Основная задача: организовать 3 линии технической поддержки в сочетании с CRM.

Сопровождение программных продуктов

Задача аналогична предыдущей. В рамки реализованной системы и регламента вошло «сквозное»взаимодействие между европейским вендором и конечным пользователем.

Система управления закупками с широким ассортиментом

Заказчик – фармдистрибъютер. Система включает в т.ч. подсистемы постоянного маркетингового анализа. Благодаря изменению бизнес-процессов появилась возможность использования факторинговых схем.

Управление маркетинговыми программами

Заказчик работает на нескольких непересекающихся сегментах рынка с одной стороны и с несколькими продуктовыми группами -- с другой стороны. Задача – упорядочить маркетинговую активность, начиная с исследований рынка и заканчивая расчетами успешности реализации программы.