Обзор методологии реализации

Задача настоящего раздела — представить реальный опыт и дать некоторые краткие рекомендации по процессу разработки, внедрения и аудита организационных технологий и процедур.

Стадия 1. Аудит процессов

Одним из несомненных достоинств эволюционного подхода является возможность быстрого получения описания ситуации «как есть», и, что не менее важно, - получаемое описание имеет формализуемую структуру.

Для решения данной задачи на первой стадии проекта проводится аудит организационной зрелости предприятия. Методика проведения аудита стандартна и принципиально не отличается от типовой методики аудита процессов.

На основании собеседований с сотрудниками и руководителями компании и анализа документов создается профиль используемых технологий, сферы их применения и делается вывод о том, на каком уровне организационной зрелости (подчеркиваем – только по этому критерию) находится данная организация.
Приведем пример части результатов аудита.

Как можно видеть из приведенного примера, в компании действует хорошо разработанная система вознаграждения, неплохо поставлен найм  

(т.е. обеспечение персоналом), для ряда подразделений решены вопросы создания рабочей среды. Одно из подразделений (D) явно выделяется особым типом управления.

Из примера явно следует, что организация может после внедрения ряда технологий претендовать на второй уровень, и что работы над разработкой технологий третьего уровня будут явно преждевременными. В принципе, аудит технологий третьего уровня в данном случае может и не проводиться, но мы рекомендуем это сделать.

Стадия 2. Составление плана работ.

Обратимся опять к результатам аудита. Однозначно обнаруживается несколько задач:

1. Необходимо внедрить существующий процесс обеспечения персоналом в подразделении D.

2. Распространить процессы обеспечения рабочей среды на подразделения A и B, --возможно, потребуется их дополнение или модификация.

3. Дополнить или модифицировать процессы группы коммуникаций во всей компании.

4. Разработать и внедрить процесс оценки – для всей компании.

Решение всех этих задач можно, в принципе, разнести по времени, но, поскольку речь идет о разноплановых задачах: внедрение, модификация и разработка – особой необходимости в этом нет. Решение указанных  задач и является целью первой части проекта.

Для простоты рассмотрения представим, что решено в первую очередь разработать и внедрить технологию оценки персонала. Переходим к следующей стадии.

Стадия 3. Разработка технологии

Для решения задач данной стадии обычно создается рабочая группа, туда же включаются и представители консультационной компании. Рабочая группа определяет требования к разрабатываемой технологии, затем готовит концепцию решения задачи (иногда этот шаг пропускается). После утверждения требований и концепции начинается, собственно, разработка регламента, рабочие версии которого проходят согласование по «спирали».

Как правило, финальное согласование разработанный регламент проходит в службе качества компании, иногда требуется проведение юридической экспертизы документа.

Процедура заканчивается утверждением регламента первым лицом.

Стадия 4. Внедрение регламента

Утверждение регламента совершенно не подразумевает автоматическое начало его использования – до этого регламент должен быть внедрен.

Процесс внедрения регламента во многом определяется спецификой как самого регламента, так и спецификой компании. Тем не менее, в этом процессе есть ряд совершенно обязательных процедур:

1. регламент должен вступать в силу на основании приказа руководителя компании,

2. исполнители, упомянутые в регламенте должны пройти соответствующее обучение,

3. сотрудники, на которых распространяется действие регламента, должны быть об этом проинформированы,

4. текст регламента должен быть доступен для исполнителей,

И, наконец, мы рекомендуем в первое время использования любого нового регламента организовывать поддержку его пользователей.

Использование регламента

По завершении процесса внедрения регламента мы рекомендуем его использовать в течение, по крайней мере, одного квартала. После чего необходимо проведение аудита внедрения.

Стадия 5. Аудит внедрения.

Аудит внедрения состоит в анализе документированных результатов регламентированных процессов, собеседовании с исполнителями и соисполнителями процессов и процедур, анализе эффективности процесса.

По результатам аудита может быть принято решение о необходимости модификации регламента или о повторном его внедрении.

Обращаем особое внимание, что выполнение данной стадии проекта является обязательным. Практически не бывает регламентов без ошибок, практически не бывает исполнителей, которые не попытаются сделать меньше, чем положено. И вообще, контроль исполнения – одно из главных правил управления.

Последнее, о чем необходимо упомянуть: самые хорошие законы и правила хороши только в определенных условиях и в течение определенного периода, поэтому не реже раза в год компания должна просматривать существующие регламенты на предмет необходимости их модификации.

Сроки и трудозатраты.

После прочтения данного раздела у некоторых читателей возникнет ощущение глобальности необходимых трудозатрат на исполнение всех стадий. Однако трудозатраты во многом определяются не задачами, а культурой совместной групповой работы участников проекта.

Общая продолжительность разработки одного регламента обычно составляет 2-3 месяца, столько же времени занимает внедрение. Для экономии времени и трудозатрат мы рекомендуем работать одновременно над 2-3 регламентами так, чтобы процесс их внедрения происходил со средней частотой - один новый (модифицированный) регламент в месяц.

В целом, возвращаясь к модели зрелости организационных процессов, переход с одного уровня на другой возможен в течение 9-12 месяцев.

Как можно видеть, достижение описанных целей является вполне выполнимой задачей.