Методика проведения кадрового аудита

Ниже описана стандартизованная, применяемая нами методика проведения кадрового аудита  на соответствие требованиям трудового законодательства РФ.

Стадии проекта и методический подход

Основываясь на опыте проведения кадровых аудитов на предприятиях, действующих на территории РФ, компания "Хай-Тек Груп" считает целесообразным при реализации данных услуг использовать изложенный ниже методический подход и связанный с ним возможный порядок выполнения работ.

Стадия 1. Проведение интервью с должностными лицами.

В качестве респондентов, как правило, выступают: ответственный за реализацию проекта со стороны заказчика, руководители и сотрудники финансовых и кадровых служб, а также, при необходимости, сотрудники смежных подразделений: канцелярии, архива, службы безопасности и другие.

Целью интервью является получение общего представления об особенностях кадрового документооборота заказчика, выделение «зон повышенного риска», ознакомление с корпоративными или отраслевыми регламентами, стандартами и требованиями, действующими на предприятии.

Обычно необходимо проведение 5-6 часовых интервью. Типовая продолжительности работ 1-2 рабочих дня.

Стадия 2. Формирования плана-графика работ.

На основании предоставленной на предыдущей стадии информации заказчиком формируется и утверждается план-график работ. В план-график работ вносятся все реализуемые в процессе выполнения проекта задачи как подрядчиком, так и заказчиком.

На этой стадии также уточняется методика, собственно, проверки данных и записей: сплошная или выборочная проверка, а для последнего случая определяется объем выборки.

Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 1-2 рабочих дня.

Стадия 3. Формирования списка и подборка документов для анализа.

На этой стадии подрядчик передает заказчику списки документов, которые необходимо предоставить для анализа на следующем этапе. Подборка документов осуществляется сотрудниками заказчика.

Также на данной стадии подрядчиком формулируются критерии выделения отдельных категорий персонала для анализа. Установленные критерии передаются заказчику, и затем используются для формирования списка сотрудников, чьи личные дела будут проведены на этапе сплошной или выборочной проверки.

Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 2-3 рабочих дня.

Стадия 4. Анализ общих кадровых документов предприятия.

На этой стадии анализируются кадровые документы, которые необходимы на предприятии вне зависимости от специфики его деятельности, на предмет выявления их наличия или отсутствия: уставные документы, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, табель учета рабочего времени, положение об оплате труда (о премировании, о надбавках), график отпусков, журналы учета и т.д.

Проводится анализ содержания имеющихся кадровых документов на предмет их соответствия нормам Трудового Кодекса РФ, соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов.

Анализ проводится отдельно для каждого юридического лица.

Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 1-2 рабочих дня для каждого юридического лица.

Стадия 5. Анализ общих кадровых документов предприятия по категориям персонала.

На этой стадии анализируются документы, относимые к определенным категориям персонала (см. стадия3).

Например: при выделении категории «сотрудники - граждане иностранных государств» объектом анализа выступает разрешение на использование иностранной рабочей силы и т.д., при выделении категории«сотрудники, работающие по сменному графику» — графики сменности и правила оплаты труда в вечернее и ночное время.

Анализ проводится аналогично порядку, описанному для предыдущей стадии.

Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 2-3 рабочих дня.

Стадия 6. Сплошная или выборочная проверка личных дел сотрудников компании.

На этой стадии подрядчик формирует проверочные листы («check-list»), а заказчик – выборку личных дел для проверки. Затем проводится сплошная или выборочная проверка личных дел.

Если заказчиком определено (на стадии 2), что будет проводиться выборочная проверка, мы рекомендуем установить критерии формирования выборок таким образом, чтобы было проверено не менее 10-20% личных дел.

Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика: один рабочий день на 40-50 личных дел.

Стадия 7. Обработка данных и подготовка отчета и рекомендаций.

На данной стадии подрядчик обрабатывает полученные в результате проведенных проверок (стадии 4, 5, 6)проверочные листы, подготавливает отчет и рекомендации для заказчика.

Отчет и рекомендации предоставляются заказчику. И, при необходимости, обсуждаются с ним.

Типовая продолжительности работ со стороны подрядчика 5-7 рабочих дня.

Описанная выше методика проведения кадрового аудита не является аутентичной и разработана на основе рекомендаций компании TUV-SERT по проведению аудитов.

Обеспечение конфиденциальности

Компания "Хай-Тек Груп" понимает ответственность за обеспечение конфиденциальности информации, предоставленной заказчиком при оказании услуг, связанных с проведением кадрового аудита. В связи с этим, помимо обязательств, внесенных в договор с заказчиком, Компания "Хай-Тек Груп" устанавливает  следующие правила проведения работ:

¨ Все работы с документацией заказчика осуществляются только на территории заказчика. За пределы этой территории допускается только вынос рабочих материалов подрядчика и только на бумажных носителях.

¨ Для работы с заказчиком и его документами допускаются только штатные сотрудники компании "Хай-Тек Груп", имеющие необходимый опыт и специально проинструктированные.

¨ Компания "Хай-Тек Груп" стремится ограничить число своих сотрудников, работающих с информацией заказчика до 2-3 человек.

¨ Сотрудники компании "Хай-Тек Груп", работая на территории заказчика, не используют никаких персональных цифровых приборов (ноутбуки, сканеры) и носителей данных (флеш-карты), за исключением мобильных телефонов, не имеющих цифровых фотокамер высокого разрешения.

¨ Все рабочие материалы, созданные в процессе реализации проекта подрядчиком передаются заказчику по окончании работ.

Дополнительные факторы обеспечения безопасности, устанавливаемые для проекта по инициативе заказчика, требуют дополнительного обсуждения.